„Auch im Onlinezeitalter schätzen Menschen Bedienung und Beratung, deshalb reicht unsere Stammkundschaft bis weit über Bochum hinaus“, weiß Dieter Schorr, kaufmännischer Leiter bei der M. Baltz GmbH. Darüber hinaus honorieren die Kunden die Transparenz: Das Modehaus setzt nach Möglichkeit auf Hersteller, die Mensch und Natur Respekt erweisen. Umweltfreundlich produzierte und fair gehandelte Ware ist entsprechend gekennzeichnet und wird nach dem Kauf in einem Nylonbeutel oder einer Filztasche ausgehändigt.
Zeit für digitale Prozesse
„Unser Wareneingang für alle Filialen war immer in der Zentrale gelegen“, schildert Schorr. „Alle Waren kamen erst in den fünften Stock und wurden hier registriert und geprüft, bevor sie in die Abteilungen und Filialen verteilt wurden. Doch da wir immer weiter wuchsen und mehr Verkaufsfläche benötigten, beschlossen wir vor ungefähr acht Jahren, die Logistik auf die grüne Wiese zu bringen.“ Daraufhin entstand ein Lager außerhalb der Innenstadt, aus dem die Zentrale und Filialen ihre Lieferungen erhalten. Neben allen Vorteilen, die sich daraus ergaben, entstand auch ein Problem, denn das Handling der zahlreichen Dokumente wurde umständlicher: „In der Zentrale war es ein Leichtes, papierbasierte Lieferscheine und Rechnungen für die Bearbeitung und das Archiv zusammenzubringen, denn die Anlieferung und die Buchhaltung waren benachbart. Die an sich verbesserte dezentrale Logistik außerhalb der Innenstadt zog eine neue Her- ausforderung beim Dokumententransfer nach sich, weil Lieferschein und Rechnung an unterschiedlichen Orten eintreffen. Da konnte es nur eine Lösung geben: die Digitalisierung.“
Mittelstand für Mittelstand
Die langjährige Verbundenheit mit Bochum war durchaus ein Aspekt, sich bei der Wahl eines Partners für das elektronische Dokumentenmanagement von windream zu entscheiden. „Ich hatte windream schon früher auf einer Veranstaltung kennengelernt, weshalb wir das Unternehmen direkt angesprochen haben“, berichtet der kaufmännische Leiter. „Wenn ich mich zwischen einem Anbieter aus Süddeutschland und einem aus Bochum entscheiden soll, fällt meine Wahl natürlich auf den Bochumer.
Wir haben den Experten von windream unser Problem geschildert, woraufhin sie uns einen passenden Lösungsweg aufzeigen konnten. windream ist ein mittelständisches Unternehmen wie wir, da haben wir uns gleich verstanden gefühlt. Auch der preisliche Rahmen war in Ordnung, weil wir keine gigantische Software kaufen mussten, sondern genau das bekamen, was wir brauchten – das ist die Philosophie von windream.“
Eckdaten
- Implementieren eines elektronischen Dokumentenmanagement
- DMS-Integration in die bestehende Finanzbuchhaltungssoftware von Diamant
- Erweiterung des windream-ECM um die E-Mail-Archivierung
- Einführung des elektronischen Rechnungseingangsbuchs
- Einsparen von Kosten, Zeit und Papier
Einführung ohne Hürden
Die Einführung des ECM-Systems von windream ging schnell vonstatten: Bald konnten die Verwaltungsmitarbeiter von Baltz Dokumente scannen und elektronisch archivieren. Damit kam jeder von ihnen schnell zurecht. „Die Bedienung richtet sich nach bekannten Prozessen und ist im Prinzip so einfach wie das ‚Speichern unter‘ von Dokumenten, weshalb der Einstieg so leicht war“, erinnert sich Schorr. Eine Einweisung benötigten die Mitarbeiter in die Verschlagwortung per Barcode, damit sie Dokumente zusammenführen und auch wiederfinden können. Ebenso wurden sie in die Handhabung der Suchfunktionen eingewiesen, um archivierte Informationen ohne Zeitverlust schnell und zielgerichtet zu recherchieren.
Alle 20 Mitarbeiter, die das DMS nutzen, können die Dokumente in jeder beliebigen Anwendung ansehen und müssen nicht extra die windream-Oberfläche aufrufen. Insbesondere die Anbindung an die Buchhaltungssoftware Diamant hat für durchgängige Prozesse gesorgt. Für noch mehr Komfort erhielten die Mitarbeiter am Arbeitsplatz einen doppelten Bildschirm, sodass sie Belege und Informationen gut sichtbar vor sich haben.
Digital archivieren statt lochen und heften
Die Zeiten ändern sich. Während man bei Baltz zufrieden Dokumente digitalisierte und dadurch Prozesse hochgradig automatisierte, kamen Lieferanten bald auf die Idee, ihre Leistungen per E-Mail in Rechnung zu stellen. Die Annahme, dass sich damit das Scannen umgehen lasse, ist ein Trugschluss, denn technisch haben E-Mails und gescannte Images nichts miteinander gemein. „Wir gingen daran, die PDF-Rechnungen aus den E-Mails auszudrucken, mit Vermerken und einem Barcode zu versehen und wieder einzuscannen“, erinnert sich Schorr. „So absurd es erscheint: Mit einzelnen Rechnungen zwischendurch kann man das tun, doch als es immer mehr wurden, war uns schnell klar: Das kann nicht die Lösung sein.“ Daraufhin wurde das windream-ECM um die E-Mail-Archivierung erweitert. Der doppelte Medienbruch ging damit in die Geschichte ein.
In diesem Zusammenhang führte windream bei Baltz das elektronische Rechnungseingangsbuch für die Warenannahme ein, das alle Rechnungen bündelt – egal, ob sie per Post oder per E-Mail eintreffen. Lieferanten schicken ihre Rechnungen nun an eine bestimmte E-Mail-Adresse, woraufhin das System an jede Rechnung eine Nummer vergibt und automatisch dem Vorgang zuordnet. Da mittlerweile an die 90 Prozent der Rechnungen elektronisch eingehen, war diese Investition mehr als sinnvoll.
Rechnung ist nicht gleich Rechnung
Weil der Wareneingang stark standardisiert ist – zu einer Rechnung liegt eine Bestellung vor und in der Regel stimmen die Daten überein –, kann die Buchung mehr oder weniger automatisiert durchgeführt werden. Menschliches Zutun wird hier und da nachträglich notwendig, wenn sich eine Ware als beschädigt herausstellt.
Anders verhält es sich mit der Abrechnung von Leistungen, die nicht das Kerngeschäft betreffen, etwa Reparaturen oder Dekoration. Hier gleicht kein Vorgang dem anderen, und es sind mehr Abteilungen involviert. „Die dazu gehörenden Rech- nungen werden manuell von den Mitarbeitern geprüft, die die Leistungen beauftragt haben“, sagt Schorr. „Doch wir sind bereits mit windream im Gespräch, um auch diese Prozesse elektronisch abbilden zu können.“
Reibungslos läuft indessen die Verknüpfung mit den Kassen in den Geschäften. „Wann immer etwas quittiert werden muss – eine Zahlung mit Kreditkarte, ein Umtausch oder wenn ein Kunde eine Auswahl an Kleidung zum Anprobieren mit nach Hause nehmen möchte – kommen Signpads zum Einsatz“, berichtet Schorr. „Auch hier hat uns windream dabei geholfen, einen papierbasierten Prozess umzustellen.“
Positives Fazit
Ein aktueller Plan für die Zukunft betrifft die elektronische Personalakte, durch die eine weitere Abteilung von manuellen Tätigkeiten entlastet werden soll. „Wir sind mit dem windream-ECM sehr erfolgreich und würden es jederzeit weiterempfehlen“, resümiert Dieter Schorr. „Trotz Wachstum mussten wir die Zahl der Mitarbeiter nicht erhöhen und konnten somit Kosten sparen. Wir arbeiten dezentral und gewinnen dennoch viel Zeit. Und nicht zuletzt verbrauchen wir kaum noch Papier und Druckerschwärze, was unserem Nachhaltigkeitsbestreben entgegenkommt.“
