Als einer der europaweit führenden Systemanbieter für digitales Dokumentenmanagement und Geschäftsprozess-Modellierung haben wir mit windream eine leistungsstarke DMS-Software-Suite geschaffen, die ganz neue Maßstäbe setzt! Mit unserem Software-System verwalten Sie all Ihre Dokumente wie E-Mails, Verträge, Rechnungen, Akten und Workflows rein digital und absolut rechtskonform.
Über die windream GmbH
Seit 20 Jahren ist die windream GmbH eines der Top-Unternehmen in der Entwicklung und Vermarktung von Business-Software-Produkten für elektronische Archivierung, digitales Dokumentenmanagement und Geschäftsprozess-Steuerung bzw. Workflow-Automation. Vor allem für sein gleichnamiges ECM-System windream ist das Unternehmen national und international bekannt. Mehr als 100 Mitarbeiter und ein weltweites Netz von rund 250 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern kümmern sich um mehr als 2.600 Kunden mit über 260.000 Arbeitsplätzen.
Zum Kundenkreis zählen national und international bekannte und renommierte Unternehmen wie zum Beispiel die Pharmakonzerne Roche und CureVac, die Medienunternehmen RTL Group und Heise Gruppe, die Raiffeisenbanken Oberösterreich, Tirol, Kärnten sowie DFS Deutsche Flugsicherung und Rhenus Logistics.
Contact person
+49 234 9734 0
info@windream.com
Address
44799 Bochum
Deutschland
Website

- Implementieren eines elektronischen Dokumentenmanagement
- DMS-Integration in die bestehende Finanzbuchhaltungssoftware von Diamant
- Erweiterung des windream-ECM um die E-Mail-Archivierung
- Einführung des elektronischen Rechnungseingangsbuchs
- Einsparen von Kosten, Zeit und Papier
Die Zeiten ändern sich. Während man bei Baltz zufrieden Dokumente digitalisierte und dadurch Prozesse hochgradig automatisierte, kamen Lieferanten bald auf die Idee, ihre Leistungen per E-Mail in Rechnung zu stellen. Die Annahme, dass sich damit das Scannen umgehen lasse, ist ein Trugschluss, denn technisch haben E-Mails und gescannte Images nichts miteinander gemein. „Wir gingen daran, die PDF-Rechnungen aus den E-Mails auszudrucken, mit Vermerken und einem Barcode zu versehen und wieder einzuscannen“, erinnert sich Schorr. „So absurd es erscheint: Mit einzelnen Rechnungen zwischendurch kann man das tun, doch als es immer mehr wurden, war uns schnell klar: Das kann nicht die Lösung sein.“ Daraufhin wurde das windream-ECM um die E-Mail-Archivierung erweitert. Der doppelte Medienbruch ging damit in die Geschichte ein.
In diesem Zusammenhang führte windream bei Baltz das elektronische Rechnungseingangsbuch für die Warenannahme ein, das alle Rechnungen bündelt – egal, ob sie per Post oder per E-Mail eintreffen. Lieferanten schicken ihre Rechnungen nun an eine bestimmte E-Mail-Adresse, woraufhin das System an jede Rechnung eine Nummer vergibt und automatisch dem Vorgang zuordnet. Da mittlerweile an die 90 Prozent der Rechnungen elektronisch eingehen, war diese Investition mehr als sinnvoll.

Der Erfolg bei der Migration der 2,5 Millionen Dokumente aus dem Vorgängerarchiv hat selbst den gewieften IT-ler überrascht. Für den Import von Altdokumenten aus abzulösenden Systemen nutzt windream einen XML-Importer, der die Daten mitsamt Metainformationen übernimmt. „Zum Test haben wir auch uralte Verträge mit einbe- zogen. Das waren immer Dokumente, deren Ablageort man genau kennen musste, um sie zu finden, sonst gingen sie verloren. Nach dem Import in windream waren sie Volltext- durchsuchbar und tauchten in der Trefferliste auf. Jetzt geht auch kein fehlerhaft abgelegtes Dokument mehr verloren.“
Diese betreffen zurzeit die E-Mail-Archivierung, für die bereits erste Postfächer eingebunden sind. Technisch ist das kein Problem – die Hürden sind organisatorischerNatur,dennimUnterschiedzustark formalisierter Geschäftspost ist hier der Umgang mit Datenschutz und Aufbewahrungspflichten ungleich komplexer. Weiterhin ist die Einführung der elektronischen Akten geplant, wie zum Beispiel der Personal-, Kunden- und Lieferantenakte. Auch die Fertigung meldete sich schon mit neuen Begehrlichkeiten, und es gibt den Wunsch, Partnern den Zugang zu Betriebsanleitungen für Produkte zu ermöglichen. „Unsere 100 Lizenzen werden bald nicht mehr reichen“, ist sich der Applikationsverantwortliche gewiss. „Der Bedarf ist da – wir wussten vorher nur nicht, was alles abzubilden ist.“
- Großer Komfort bei Ablage und Suche nach Dokumenten im windream-Laufwerk
- Automatisierung des Rechnungseingangsworkflows in Zusammenarbeit mit dem windream-Partner BCT
- Ortsunabhängigkeit und Zukunftssicherheit durch windream Dynamic Workspace Reibungslose Migration von Altdokumenten über XML-Importer
- Nutzen der offenen Schnittstellen zwischen Archiv und SAP sowie weiteren Fachanwendungen
Die Insta GmbH ist ein Elektronikspezialist mit Sitz in Lüdenscheid in Nordrhein-Westfalen. Das Unternehmen ist Forschungs-, Entwicklungs- und Fertigungszentrum für digitale Vernetzung in der Gebäudetechnik – und Thinktank für die Zukunft der Gebäudeautomation. Mit rund 500 Mitarbeitern erwirtschaftet die Insta GmbH etwa 75 Millionen Euro Umsatz mit Produkten und OEM-Komponenten: vom Dimmer für LED-Leuchten bis hin zu Lösungen rund um das Internet of Things (IoT). Seit 50 Jahren ist Insta ein Spezialist in der Gebäude- und Lichtautomation. Als Mitbegrün- der der KNX Association weiß Insta um die Wichtigkeit eines einheitlichen KNX- Standards, um eine problemlose Verknüpfung der verschiedenen Komponenten in der Heim- und Gebäudeautomation sicherzustellen. Insta wurde 1970 als technologiegetriebenes Joint Venture von deutschen Steckdosen- und Schalterherstellern gegründet – bis heute sind die Gira Giersiepen GmbH & Co. KG (Radevormwald) und Albrecht Jung GmbH & Co. KG (Schalksmühle) je zur Hälfte die Gesellschafter des Unternehmens.

IT-seitig hat die Einführung eine Weile gedauert, denn die revisionssichere Archivierung benötigt eine Verfahrensdokumentation, es müssen Zugriffsrechte organisiert und vergeben werden und alles muss so sicher laufen, dass nichts schief gehen kann.
Für die Buchhaltung hingegen gestaltete sich der Umstieg so einfach, wie man es sich nur wünschen kann: Als die elektronische Rechnungserfassung Anfang März 2021 startete, nahmen die rund 30 Nutzer aus der Finanzbuchhaltung und dem Controlling eigentlich gar keine Veränderung wahr. „Wir haben so gut wie nichts davon mitbekommen, denn windream arbeitet im Hintergrund“, erinnert sich Langhammer. „Irgendwann erhielten wir die Information: ‚Es läuft, bitte ausprobieren‘. Daraufhin haben wir ein bisschen nachgebessert, dann war es erledigt, gänzlich unspektakulär. Alles läuft wie vorher: Wir öffnen ein Rechnungs-PDF – und dass es nicht mehr auf dem alten Archivierungssystem, sondern revisionssicher in windream abgelegt ist, fällt dabei nicht auf.“ Auf diese Weise ist die Akzeptanz für ein neues System natürlich groß. „Wir mussten für die Umstellung kaum Ressourcen einplanen, eine Schulung war nicht nötig.“
- Revisionssichere Aufbewahrung elektronischer Rechnungen
- Unkomplizierte Implementierung des neuen Archivierungssystems
- ECM-Integration in das vorhandene SAP-System
- Integration eines E-Mail-Managementsystems
- Hohe Mitarbeiterakzeptanz seit dem ersten Tag
Projekt mit breitem Digitalisierungspotenzial
Derzeit ist die Migration von Altdaten im Gang, damit das Vorgängerarchiv geschlossen werden kann. Im nächsten Schritt sollen weitere Abteilungen und ihre entsprechenden Dokumente in windream integriert werden. „Wir wünschen uns eine einheitliche Archivierungsplattform für alle Stammdaten – mit windream ist sie möglich“, betont Daniela Langhammer. „Verträge, Angebote, Bestellungen und Lieferscheine können wir direkt mit ablegen. Dann kann beispielsweise die Buchhaltung die dazugehörigen Belege bei Bedarf in die Rechnungsprüfung einbeziehen und muss nicht erst beim Einkauf oder beim Verkauf nachfragen oder um Einsicht in die Ordner bitten: Das wird ein großer Vorteil sein.“
Da im Zuge der Expansion von sonnen die Einzelgesellschaften Land für Land in SAP integriert werden, liegt es nahe, auch sie mit windream auszustatten. Mit diesem System könnten beispielsweise über die Belegarchivierung hinaus alle Dokumente weltweit zentral von Deutschland aus verwaltet werden.