Steigauf Daten Systeme GmbH

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"Zeit gewinnen & Transparenz schaffen“ mit Hilfe von professionellem Dokumentenmanagement – unter diesem Leitsatz entwirft und entwickelt unser Unternehmen seit 1993 passende Lösungen für unsere Kunden. Dieses Expertenwissen wird für Ihr neues System von direktem Nutzen sein, da für effizientes Dokumentenmanagement neben der Software und den Schnittstellen vor allem eine fundierte Sachkenntnis ausschlaggebend ist.

Dokumentenmanagement ist demnach nicht nur ein Teilbereich oder Schwerpunkt bei uns, sondern unsere tägliche Kernarbeit.
Unsere Basis-Software kommt von namhaften und mehrfach zertifizierten Herstellern DocuWare und JobRouter und zusätzlich dazu erweitern wir diese mit eigenen Schnittstellen zu einem breiten Lösungs-Portfolio. Unser rund 25-köpfiges Team besteht unter anderem aus engagierten Entwicklern und vielen erfahrenen Consultants, die sich einzig und allein mit der Planung Ihrer Lösung über deren Umsetzung bis hin zur Installation und Schulung Ihrer Mitarbeiter beschäftigen. Wir setzen auf langfristige, erfolgreiche Kundenbeziehungen. Vertrauen Sie auf unsere Erfahrung und lassen Sie sich von uns über die beste Optimierung Ihrer Verwaltung beraten.

Ihre Komplettlösung für Belege und Geschäftsunterlagen
Ein Dokumenten-Management-System einzuführen bedeutet nicht nur, dass Ihre Dokumente elektronisch archiviert werden. Passender ist der Begriff Informationsmanagement, um zu erklären, welche erschiedenenen und individuellen Lösungsansätze ein Dokumenten-Management-System für Sie bereithält:

  • Ihre Inhalte sind schnell und überall verfügbar
  • Alle Inhalte zu einem Projekt oder Thema sind gebündelt auffindbar
  • Aeder Verantwortliche kann effektiv mit den Inhalten arbeiten und diese modifizieren
  • Immer wiederkehrende Prozesse laufen automatisch und im Hintergrund ab

Alle Dokumente - ein Dokumentenpool
Für Ihr Unternehmen ist Wissen von unschätzbarem Wert. Um diesen Schatz zu bergen, wenn man ihn nutzen möchte, muss man jedoch oftmals lange auf die Suche gehen, denn die Informationen sind verteilt auf E-Mail Server, PCs und Aktenschränke im Keller. Viele Informationen sind mehrfach abgelegt und der aktuelle Status eines Vorgangs nicht mehr einsehbar. 

Durch ein Dokumenten-Management-System erhalten Sie neben der elektronischen Archivierung ein zentrales, digitales Archiv, auf welches alle Mitarbeiter von überall her flexiblen Zugriff haben. All Ihre Belege werden im Zusammenspiel mit den anderen Systemen Ihrer Unternehmens-IT (zum Beispiel Ihr E-Mail- oder ERP-System) dorthin eingescannt, strukturiert und geordnet abgelegt und den verschiedenen Vorgängen automatisch zugeordnet. 

Durch Suchschlagworte und einer Einteilung in Kategorien können Sie die benötigten Dokumente schnell und einfach wiederfinden. Innerhalb weniger Sekunden haben Ihre Mitarbeiter alle Belege zu einem Projekt oder Kunden vorliegen und sind über den aktuellen Stand formiert. Das Chaos durch unterschiedliche Dokumenten-Versionen und die langen Suchen bleiben Vergangenheit. Zusätzlich dazu werden die Aufbewahrungsfristen automatisiert und die rechtlichen Anforderungen für die Aufbewahrung von Dokumenten eingehalten.

Digitale Workflows
Sämtliche Prozesse und internen Arbeitsabläufe eines Unternehmens werden als Workflows bezeichnet. Ab einer bestimmten Anzahl an Workflow-Schritten kann es für ein Unternehmen schwierig werden, die Kontrolle über den Prozess zu behalten und dafür zu sorgen, dass die Zusammenarbeit
reibungslos verläuft.

Ihre Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu steuern, bedeutet nicht nur, dass Sie schneller und kostengünstiger arbeiten können, sondern auch, dass Ihre Mitarbeiter lästige und immer wiederkehrende Tätigkeiten dem Dokumenten-Management-System überlassen können. Dokumente werden auf elektronischem Wege bearbeitet und zur Ansicht, zur Weiterbearbeitung, Kontrolle und Freigabe einfach digital zu den verantwortlichen Kollegen weitergeleitet. Von der Rechnungsbearbeitung über Vertragsverwaltung und Posteingang bis zur Bearbeitung von Personalthemen wie Urlaubsanträge etc. können Sie so eine korrekte und pünktliche Bearbeitung sicherstellen.

Jeder Ablauf und jede Entscheidung werden nachvollziehbar protokolliert und der Informationsaustausch zwischen Ihren Kollegen, Stellvertretern, anderen Abteilungen und externen Standorten wird deutlich verbessert.

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