Sympa GmbH

Fortaco ist der führende markenunabhängige strategische Partner der schweren Off-Highway-Maschinen- und Schiffsindustrie und bietet Technologie, Fahrzeugkabinen, Stahlkonstruktionen und Fahrzeugbaugruppen an. Das Unternehmen beschäftigt 2100 Mitarbeiter in 5 Ländern.

Das Ziel von Fortaco war es, seine Systeme zu vereinheitlichen, um einen einzigen, nahtlosen People & HR-Betrieb mit einer einheitlichen “One Fortaco”-Mitarbeitererfahrung zu betreiben. In Anbetracht der Tatsache, dass das Unternehmen an seinen verschiedenen Standorten in Europa zahlreiche unterschiedliche Gehaltsabrechnungs- und HR-Systeme hatte, war dies eine ziemliche Herausforderung.

Das Unternehmen ermittelte drei Hauptvorteile, die das neue System bieten sollte:

• Eine gemeinsame Datenbank zur Vereinfachung der Berichterstattung in der gesamten Organisation
• Gemeinsame Prozesse zur Zeitersparnis für People & HR und lokale Teamleiter
• Ein einziges System, das flexibel genug ist, um sich an alle verschiedenen Benutzergruppen anzupassen

Obwohl die Suche nach einem neuen HR-System entmutigend sein kann, erwies sie sich für das People & HR-Team von Fortaco als überraschend einfach. „Wir haben von Anfang an erkannt, dass Sympa wirklich der einzige Anbieter war, der alle erforderlichen Sprachen anbietet und dessen System flexibel genug ist, um genau so umgestaltet zu werden, wie wir es wollten“, sagt Agnieszka Koziara, Fortacos Senior Vice President, People & HR.

Die Implementierung eines Systems über mehrere Länder hinweg war immer ein ehrgeiziges Projekt, das allen Beteiligten viel Engagement abverlangen würde. Mit dem gemeinsamen Expertenteam von Fortaco und Sympa und den richtigen Tools für häufige Online-Meetings wurde das Projekt jedoch sehr erfolgreich.

„Wir haben 5 verschiedene Datenbanken mit unterschiedlichen Daten gleichzeitig implementiert", Koziara lacht. „Das hat sich als ziemlich viel auf einmal erwiesen. Glücklicherweise, war Sympa’s Unterstützung sehr gut. Die Berater hatten wirklich den Willen zu helfen, und das war sichtbar", fügt sie hinzu.

Das Projekt hat schließlich viel Zeit und Aufmerksamkeit in Anspruch genommen. Die Tatsache, dass es fast vollständig online abgewickelt wurde, macht es zu einer einmaligen Erfolgsgeschichte.

Einerseits, so Koziara, ist es von Vorteil, sich persönlich zu treffen. „Einige Dinge wären vielleicht schneller gegangen, wenn wir uns öfter persönlich hätten treffen können”, sagt sie.

Andererseits hielt die begrenzte Zahl der persönlichen Treffen die Kosten niedrig. Es war einfacher, virtuelle Sitzungen zu planen, wenn sie benötigt wurden, es gab zusätzliche Unterstützung und der gesamte Prozess war flexibler. „Es war sehr einfach, Online-Sitzungen mit Personen aus fünf verschiedenen Ländern zu planen, ohne am selben Ort sein zu müssen”, sagt sie.

Lars Hellberg, Präsident und CEO von Fortaco, ist ein sehr erfahrener Unternehmensführer und kennt die potenziellen Fallstricke eines solch umfangreichen Projekts nur zu gut. „Normalerweise hat man es mit einer hohen Komplexität zu tun, und es kann schwierig sein, die richtigen Daten zur Verfügung zu stellen, so dass die Frustration groß sein kann”, bemerkt er, „aber wenn man die Komplexität des Ganzen bedenkt, lief es sehr gut.”

Laut Marianne Lumme, Customer Success Manager bei Sympa, waren Koziaras Führung und ihre Entschlossenheit, das Projekt zum Erfolg zu führen, ein wesentlicher Faktor für das Endergebnis. „Es ist erstaunlich, diese Art von Engagement zu sehen, besonders in einer Online-Umgebung “, sagt sie.

FORTACO ZUSAMMEN

Das Unternehmen spürt bereits die Vorteile seines neuen Systems. Sie haben alle drei Ziele erreicht, und jedes einzelne macht einen Unterschied.

Erstens bedeutet eine einzige Master-Datenbank, dass es nur einen Datensatz gibt, der gepflegt und auf seine Richtigkeit hin überwacht werden muss, was die Erstellung wiederkehrender Berichte erheblich vereinfacht. „Ich habe einfachen Zugang zu allen Daten in Fortaco", sagt Hellberg. „Eine einfache Sache wie die schnelle Überprüfung, wie viele Mitarbeiter wir haben, war früher nicht möglich und dauert jetzt nur noch ein paar Sekunden!"

Zweitens wird durch die Verwendung der gleichen Prozesse in allen People & HR-Bereichen von Fortaco die Menge an Papierkram sowohl für das People & HR-Team als auch für die Manager erheblich reduziert. Wie Koziara sagt: „Wenn man in so vielen Ländern arbeitet, trifft man nicht nur auf unterschiedliche Sprachen, sondern auch auf unterschiedliche Kulturen und Gesetze. Sympa unterstützt uns perfekt bei der Umsetzung gemeinsamer Prozesse."
So lassen sich beispielsweise die jährlichen Beurteilungen jetzt leicht nachverfolgen – wer hat sie durchgeführt, wer hatte eine und wer nicht -, ohne dass man auf die Rückmeldung der Kollegen warten muss.

Und schließlich ist ein papierloses System ein großer Vorteil, da die Menschen inzwischen von zu Hause aus arbeiten. „Wir können jetzt alles online erledigen", sagt Koziara, „was in Zeiten wie diesen wichtiger denn je ist. Früher mussten die Menschen ihren Urlaub auf einem Papierformular beantragen, heute können sie das von ihrem Computer zu Hause aus tun."

Diese Vereinfachung der zentralen HR-Prozesse gibt Fortacos People & HR-Fachleuten die Möglichkeit, das zu tun, was sie am besten können: die Mitarbeiter und Talente des Unternehmens zu fördern. Sympa wird bereits für Beurteilungen verwendet, Ende September werden Umfragen zum Engagement durchgeführt und bald werden auch Gehaltsüberprüfungen und die Rekrutierung über das System abgewickelt.

President & CEO Lars Hellberg hat sich völlig überzeugen lassen. „Das Portfolio von Sympa ist erstaunlich, es gibt so viele Dinge, aus denen man auswählen kann."

Info Support ist der Spezialist für die Entwicklung hochwertiger Softwarelösungen und führend in den Bereichen künstliche Intelligenz (AI), Cloud-Architektur, Managed Services und IT-Schulungen tätig. Das Unternehmen ist Teil der Info Support International Group und besteht aus 750 Mitarbeitenden und sechs Unternehmen in mehreren Ländern. Info Support verfolgt das Ziel, strukturiert zu wachsen. Ein neues HR-Tool soll dabei behilflich sein.

Eine wachsende Organisation voller technischer Talente sieht sich bei der Suche nach einem neuen HR-Tool einigen Herausforderungen konfrontiert: Sicherheit, Datenschutz und intuitive Nutzung sind nur einige Beispiele dafür. Durch die Anfrage von Info Support bekamen wir bei Sympa eine komplexe Aufgabe, der wir uns gerne annahmen. Es entstand eine intensive Zusammenarbeit, in der sich Sympa selbst weiterentwickelt hat und noch funktionaler wurde.

FLEXIBILITÄT UND EINE SINGLE SOURCE OF TRUTH

Neben der Anforderung der zentralen Auffindbarkeit von personenbezogenen Informationen war es Info Support wichtig, dass das System Prozesse flexibler gestalten kann. Das ideale Tool für Info Support sollte Geschäftsprozesse weiter optimieren können, sodass die Personalabteilung mehr Mitarbeitende mit der gleichen Kapazität unterstützen kann.

DIE WICHTIGSTEN GRÜNDE, WARUM SICH INFO SUPPORT FÜR SYMPA ENTSCHIEDEN HAT:

• Flexibilität, um eine Verbindung in allen möglichen Ländern herstellen zu können. Info Support hat Niederlassungen in den Niederlanden, Belgien und Deutschland. Wir wollen Informationen über Kolleginnen und Kollegen in mehr als zehn Ländern weltweit erfassen. Sympa funktioniert und macht es uns möglich, Daten in Deutschland und weltweit miteinander zu vernetzen.

• Die Möglichkeit, Implementierungen selbst vorzunehmen, wie z. B. die Erstellung von Formularen.

• Die Möglichkeit, Links und Integrationen selbst zu erstellen.

• Entwicklung einer wachsenden Employee Self Service (ESS)-Umgebung.

• Die Möglichkeit, das System für jedes Land variabel einzurichten.

EINE SORGENFREIE PERSONALABTEILUNG UND DIE MÖGLICHKEIT ZUR SKALIERUNG NACH OBEN UND UNTEN

Sympa hilft Info Support dabei, mehr Mitarbeitende mit der gleichen HR-Kapazität zu unterstützen. Mark Stap, Human Resource Development Manager, erläutert: „Die Personalabteilung wird von vielen Sorgen befreit; es gibt weniger Rückfragen, da die Mitarbeitenden alles selbst ganz einfach finden können. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen zum Beispiel, wann der Austausch ihres Laptops oder Telefons fällig ist. Sympa entlastet die Personalabteilung während des gesamten HR-Prozesses erheblich, vom Onboarding bis zum Offboarding.“

GROSSARTIGE ZUSAMMENARBEIT

Der Implementierungsprozess erwies sich als eine Zeit der intensiven Zusammenarbeit, die beiden Parteien viel abverlangte.
 
Leo van Neutegem betont: „Sympa hat nicht nur unseren strengen Anforderungen zugestimmt. Das Unternehmen hat sich dafür entschieden, zuerst in ihre Technologie zu investieren, anstatt neue Funktionalitäten zu entwickeln. Die Führungspositionen sind mit Personen besetzt, die wissen, was sie tun. Auch bei intensiven Diskussionen waren der Umgang und das Miteinander immer von gegenseitiger Rücksicht gekennzeichnet. Und wenn man auf dieser Ebene respektvoll weiter miteinander reden kann, wird man auch Fortschritte machen. Das gibt uns viel Zuversicht für die Zukunft. Wir sind noch weit davon entfernt, Sympa vollständig entwickelt zu haben.“

DIE ZEIT FÜR MODERNE HR-ENTWICKLUNGSINITIATIVEN IST GEKOMMEN

„Das Einzige, was konstant ist, ist der Wandel”, sagt Morten Jakobi, Geschäftsführender Vizepräsident, Menschen und Kultur bei Dustin. „Die Welt verändert sich schnell und damit auch die Wünsche unserer Kunden. Unternehmen und HR müssen einfach Schritt halten können.”

Jakobi hat gesehen, wie sich die Veränderungen auch auf die Arbeitnehmer auswirken. „Die Menschen haben eine große Auswahl an verschiedenen Karrierewegen, und die durchschnittliche Dauer der Laufbahn innerhalb eines Unternehmens wird mit dem Eintritt neuer Generationen in den Arbeitsmarkt immer kürzer. Gleichzeitig werden die Menschen immer gestresster”, sagt er.

Als Dustin im Jahr 2016 angefangen hat mit Sympa zu arbeiten, hatten sie noch kein HR-System eingerichtet. Was Jakobi jedoch hatte, war eine klare Vision: „Ich denke, der erste Schritt für die HR-Abteilung, wenn sie ein Veränderungs- oder Entwicklungsprojekt in Angriff nimmt, ist die Definition dessen, was entwickelt werden soll. Erst dann kann man sich mit der Art und Weise der Entwicklung und den zu priorisierenden Aspekten befassen – mit anderen Worten, mit dem Wie.”

MIT SYMPA EIN SOLIDES FUNDAMENT SCHAFFEN

Dustin konnte diese Fragen lösen, indem das Unternehmen klare Werte aufstellte und starke Grundsätze für die Führung innerhalb der Organisation entwickelte. „Man muss seinen Mitarbeitern und Teams ein solides Fundament geben, auf dem sie arbeiten können. Wenn man sich um das Fundament kümmert, schafft man Raum für die Entwicklung und das Gedeihen seiner Mitarbeiter”, so Jakobi weiter.

Hier macht Sympa, oder "Worklife", wie Sympa’s HR-Lösung bei Dustin genannt wird, einen großen Unterschied. Die Lösung ist jetzt das Rückgrat, um das herum Dustin eine solide Struktur aufgebaut hat, die das Unternehmen benötigt, um seine HR-Abteilung und seine Führungskräfte bei der Bewältigung von Veränderungen und der Durchführung von Initiativen zu unterstützen.

Sympa erfasst das gesamte Humankapital von Dustin und verschafft einen klaren Überblick. „Vor Sympa konnte es sogar schwierig sein, die genaue Anzahl der Mitarbeiter zu zählen”, erinnert sich Jakobi. „Eine so grundlegende Frage! Wir mussten tatsächlich die Buchhalter und die HR-Abteilung an jedem Standort anrufen, um die Gesamtzahl zu erfahren.”

Sympa unterstützt außerdem sowohl globale als auch länderspezifische Prozesse, was es viel einfacher macht, sie zu implementieren, zu verfolgen und zu quantifizieren.

VONEINANDER LERNEN

Die Einführung von Sympa hat die beiden Teams von Dustin und Sympa an ihre Grenzen gebracht, als sie Neuland erkundeten. „Sympa und Dustin haben sich gemeinsam auf eine großartige Reise begeben, und wir haben beide viel gelernt”, sagt Jakobi. Damals hatte Dustin keine Erfahrung mit der Implementierung von HR-Systemen, während Sympa nur begrenzte Erfahrung mit einer multinationalen Organisation von Dustins Komplexität hatte.

„Wir haben uns gegenseitig positiv beeinflusst und immer einen guten Dialog geführt, was besonders wertvoll war, als wir auf Hindernisse gestoßen sind – und bei einem Entwicklungsprojekt dieser Art wird es immer Hindernisse geben”, sagt Jakobi.

EIN HR-SYSTEM IST EIN MUSS

Jakobi betont den Einfluss, den ein HR-System auf wertschöpfende Prozesse und Initiativen hat. „Ich sage es mal so: Wir können ohne unser HR-System nicht leben“, sagt Jakobi. „Es ist die Grundlage für alle anderen Entwicklungen. Eine agile und leicht anpassbare HR-Lösung, die länderübergreifend eingesetzt werden kann und flexibel genug ist, um neue Arbeitsweisen widerzuspiegeln, ist für uns von entscheidender Bedeutung.”