Informationen über Zippo
Zippo wurde 1931 gegründet und ist eine weltweit bekannte Marke, die für ihr klassisches Zippo-Feuerzeug bekannt ist.
Heute bietet Zippo in mehr als 200 Ländern weltweit eine komplette Produktlinie an, die das Outdoor-Erlebnis verbessern soll – vom Gebrauchsfeuerzeug bis zur Herrenbekleidung. Zu Zippo gehören die W.R. Case and Sons Cutlery Company sowie Ronson U.S.A.
Vor kurzem feierte das Unternehmen sein 90-jähriges Bestehen in Bradford, Pennsylvania, wo der leitende Produktmanager Chris Funk ansässig ist. Dort arbeitet sein Produktentwicklungsteam mit Ingenieursteam von einem Dutzend an der Produktentwicklung.
Wie viele andere Unternehmen haben die Teams bei Zippo während des COVID-19 Ausbruchs vorübergehend auf Remotearbeit umgestellt.
Die Ausgangslage
Zippo verwendet zwei Begriffe, um die zwei wichtigsten Produktentwicklungsprozesse zu beschreiben: „Möglichkeiten” (Projekte, die 12 Monate oder weniger dauern) und „Langfristig” (Projekte, die länger als ein Jahr dauern).
„Möglichkeiten” haben 24 Schritte mit minimalen Produktänderungen und kürzerer Entwicklungszeit, während es bei den „Langfristigen”115 Schritte gibt, weil es sich um komplett neue Produkte mit längerer Entwicklungszeit handelt.
Der Produktentwicklungszyklus durchläuft einen vierstufigen Prozess: Machbarkeit, Entwicklung, Pilot und Markteinführung.
„Wir helfen bei der Beschaffung von Produkten. Wir arbeiten mit Vertrieb und Marketing an ihren Prognosen. Wir arbeiten mit unserem Verpackungsingenieursteam zusammen, um die Produkte zu entwickeln und sie durch diesen vierstufigen Prozess zu bringen”, erklärt Chris Funk.
Früher dauerte es zwei Wochen, um den Produktkatalog für 20 bis 30 aktive Projekte zusammenzustellen. Die einzelnen Teammitglieder in Funks Abteilung füllten mehrere Papierdokumente mit allen relevanten Produktinformationen aus. Dann wurden einige Auserwählte zu Redakteuren ernannt und sammelten alle Informationen von allen, um sie in einen digitalen Online-Katalog zu übertragen.
„Wir mussten ständig Informationen in jeder Zelle ausschneiden, einfügen und verschieben, weil jeder zu unterschiedlichen Zeiten Informationen liefert. Und dann wurden die Informationen nach Priorität neu geordnet. Das war unglaublich viel Arbeit”, sagt Funk.
Den Katalog auf dem neuesten Stand zu halten war eine arbeitsintensive Angelegenheit. Was eigentlich ein reibungsloser und einfacher Prozess sein sollte, wurde zu einer übermäßig komplizierten Tortur für alle Beteiligten. Es kostete so viel Zeit und Mühe, den Katalog alle zwei Wochen zusammenzustellen, dass er zu dem Zeitpunkt, an dem die Einträge fertiggestellt und hochgeladen waren, bereits veraltet war.
Funk wusste, dass es einen anderen Weg geben musste.
Die Lösung
Warum monday.com?
„Noch vor ein paar Jahren waren wir im Wesentlichen dabei, ‚unser Haus zu bauen‘. Wir begannen, neue Teams und Prozesse zu schaffen und die richtigen Systeme und Tools zu identifizieren”, erklärt Funk.
Funks Manager, der VP seiner Abteilung, fand heraus, dass eine ihrer Schwesterfirmen, W. R. Case & Sons Cutlery Co, monday.com nutzte und schlug vor, die Plattform auszuprobieren.
„Als ich dann monday.com sozusagen auf Probefahrt nahm, war ich schnell hin und weg vor Freude. Es war so viel einfacher und effizienter, damit zu arbeiten. Wir haben uns anfangs mit 10 bis 15 Benutzern auf einem Pro-Konto angemeldet und haben uns schnell verzweigt, und jetzt benutzen wir mit rund 125 Benutzern ein Enterprise-Konto.”
Während die Produktentwicklungsabteilung monday.com am stärksten nutzt, verwenden auch die Marketingabteilung, Ingenieure und einige Teammitglieder aus dem Einkauf und der Finanzabteilung die Plattform. Aber auch in anderen Abteilungen wird monday.com immer häufiger genutzt.
Lebenszyklus des Projektmanagements optimieren
Funk hat es zusammen mit seiner Abteilung geschafft, alle aktiven Produktentwicklungsprojekte zu monday.com zu verlagern und sie so effektiver durchzuführen und zu verwalten.
„Der Prozess ist so viel kollaborativer geworden. Alle können verschiedene Projekte per Drag-and-Drop verschieben und sie nach Priorität organisieren. Außerdem können wir die Details unserer Projekte mit den verschiedenen Spaltentypen so organisieren, wie wir es wollen, und Updates in Echtzeit vornehmen”, führt Funk aus.
Funk hat innerhalb von monday.com Vorlagen für jede Projektkategorie erstellt, die sein Team nun für jedes neue Projekt modifiziert und somit sofort loslegen kann.
Alle aktiven Projekte auf einen Blick sehen
Dashboards: Funk und der VP seiner Abteilung können sich an einem Ort einen Überblick über alle aktiven Projekte verschaffen und den Projektfortschritt nachverfolgen.
Zeitleistenansicht: Jeder kann sehen, wo sich jedes einzelne Projekt im Lebenszyklus der Produktentwicklung befindet und wie es im Vergleich zu den anderen abschneidet.
Erfolgreicher Übergang zur Arbeit im Homeoffice
Funk und die gesamte Abteilung sind aufgrund des Coronavirus auf Remote-Arbeit umgestiegen.
„Der Übergang zum Arbeiten von zu Hause aus war völlig nahtlos. Wie wir mit monday.com arbeiten, musste sich dabei auch gar nicht ändern. Wir waren in einer erstklassigen Position, um wirklich schnell aufs Homeoffice umzusteigen, weil das Work OS von überall und jederzeit zugänglich ist. So wurde nichts übersehen oder verpasst.
Falls sich überhaupt etwas geändert hat, dann, dass wir produktiver geworden sind, weil wir neue Funktionen wie das Arbeitspensum entdeckt haben, die wir vor der Umstellung noch nicht nutzten”, sagt Funk.
Genaue Einschätzung der Arbeitskapazität
Funk konfigurierte im Homeoffice ein Dashboard, um ihm und dem VP seiner Abteilung eine Gesamtübersicht über die Arbeitsbelastung jedes Einzelnen zu verschaffen und gleichzeitig die individuelle Kapazität zu maximieren, ohne die Belegschaft in dieser kritischen Zeit zu überlasten.
„Ich kann meinem Chef ganz einfach ein genaues Bild von unserem Arbeitspensum zeigen. Woran arbeiten wir gerade? Wer macht was? So weiß er immer ganz genau, womit wir unsere Zeit verbringen”, sagt Funk.
Arbeitspensum-Widget: Funk hat das Arbeitspensum-Widget hinzugefügt, damit er und sein Manager auf einen Blick sehen können, wer überlastet und wer verfügbar ist. Er kann auch während der Arbeit Aktualisierungen vornehmen und die Arbeitsdauer und den benötigten Aufwand in Echtzeit angleichen.
Das Widget „Meine Woche”: Jedes Teammitglied hat „Meine Woche” im Master-Dashboard reflektiert, so dass Funk dem VP alle Projektaufgaben zeigen kann, an denen gearbeitet wird. Dies ist zudem aufgeschlüsselt nach der Art der Arbeit, die verrichtet wird.
Dashboard: In einem einzigen, übergeordneten Master-Dashboard nutzt Funks Abteilung sowohl Gesamtübersichts- als auch Detail-Widgets, um den Projektstatus und die Teamkapazität zu jedem Zeitpunkt zu analysieren.
Erfolgreiche Einführung in neue Märkte
In den letzten acht Monaten konzentrierte sich Zippo auf die globale Expansion.
„Unser Board ‚China-Genehmigungen‘ ist eine unserer fortschrittlichsten Workflow-Apps, und wir sind zwei oder drei Klicks davon entfernt, es zu 100 % zu automatisieren”, erklärt Funk.
Benutzerdefinierte Formulare: Funk hat ein Anfrageformular erstellt, welches mit 10 Fragen zur Genehmigung von in China produzierten Produkten an ihre chinesischen Lieferanten geschickt wird. Sobald das Formular abgeschickt ist, werden 70 Prozent des Boards automatisch mit Informationen aus dem Formular ergänzt.
Automatisierte Erinnerungen: Funk hat eine Automatisierungsformel eingerichtet, um diejenigen, die eine Genehmigung erteilen müssen, daran zu erinnern, dass eine Anfrage ansteht. So erhält der Verantwortliche die Nachricht: „Hallo, deine Genehmigung wird benötigt”. Damit kommt der Prozess schneller voran.
Gmail-Integration: Sobald der Produktstatus zu „Genehmigt” wechselt, wird die Kontaktperson automatisch per E-Mail informiert. Die Kontaktperson nimmt dann die Papierarbeiten in Angriff, schickt alles an die Lieferanten, holt Unterschriften ein und sendet die Dateien zurück an Zippo.
Datei-Spalte: Anschließend lädt der Kontakt die unterschriebenen Dokumente hoch, damit Funks Team sie herunterladen und überprüfen kann.
Verbesserung der Zusammenarbeit mit globalen Lieferanten
Typischerweise senden Lieferanten E-Mails an den Einkäufer bei Zippo mit nichtssagenden Betreffzeilen und taggen mehrere Personen, was für alle Beteiligten schnell verwirrend wird.
„Sie erhält einen Anruf; er erhält einen Anruf; sie erhält eine SMS; er erhält eine E-Mail. Ein totales Durcheinander. Also integrierten wir einen Lieferanten, der viel mit uns arbeitet, auf monday.com und organisieren so alles”, sagt Funk.
Funk hat diesen Lieferanten kurz vor dem chinesischen Neujahrsfest auf monday.com eingeführt. Der Lieferant hält das Team von Zippo nun direkt auf dem Board auf dem Laufenden, und Funks Team kommuniziert nun direkter, effizienter und schneller mit dem chinesischen Lieferanten.
