rexx systems GmbH

Kerngeschäft von Vorwerk ist der Direktvertrieb hochwertiger Produkte. Die Produktpalette umfasst Haushaltsgeräte (u.a. Staubsauger Kobold und die Küchenmaschine Thermomix) ebenso wie hochwertige Kosmetika von JAFRA. Zur Vorwerk Unternehmerfamilie gehören außerdem die akf Bankengruppe, die Vorwerk Teppichwerke sowie die HECTAS Gruppe als Schwesterunternehmen. Überlegene Produkte und der besondere Zugang zum Kunden ist allen Geschäftsbereichen gemeinsam und macht die Besonderheit von Vorwerk aus.

Weltweit sind über 622.000 Menschen für Vorwerk tätig, davon mehr als 40.000 als Beraterinnen und Berater im Bereich Haushaltsgeräte und rund 570.000 Beraterinnen und Berater bei JAFRA Cosmetics sowie über 12.000 angestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Vorwerk erwirtschaftete ein Geschäftsvolumen von rund 3,1 Milliarden Euro (2013) und ist in über 70 Ländern aktiv.

Um auch weiterhin für ihre Kunden die besten Lösungen zu finden, sucht die Unternehmensgruppe ständig qualifizierte und motivierte Mitarbeiter, die gemeinsam die Zukunft gestalten möchten.

Hierfür wurde das rexx Enterprise Recruitment in sehr kurzer Zeit in die jeweiligen Unternehmensteile zunächst der deutschen Gesellschaften der Vorwerk-Gruppen und in den Niederlanden integriert und ist zum festen Bestandteil bei allen beteiligten Personen bei der Auswahl und Gewinnung von Mitarbeitern geworden. In nächsten Schritten ist das weitere Ausrollen international vorgesehen.

Projekt "Vorwerk Konzern Recruiting"

Vor Einführung des E-Recruitment-Tools wurde das Bewerbermanagement innerhalb der Vorwerk Gruppe im Wesentlichen mit jeweils individueller DV-Unterstützung und großem manuellen Aufwand in den einzelnen Divisionen und Gesellschaften durchgeführt. Dieser Prozess war aufwendig und somit nicht mehr zeitgemäß.

Vor diesem Hintergrund war es sinnvoll, ein Bewerbermanagement-System einzuführen, auf das alle Gesellschaften Zugriff haben, um die Prozesse zu vereinheitlichen und zu vereinfachen.Um dieses Ziel zu erreichen, wurde ein cross-divisionales und cross-funktionales HR-Projektteam gebildet, welches sich auf das Unternehmen rexx systems als externen Projekt-Partner geeinigt hat.

In gemeinsamen Workshops mit dem Vorwerk Projekt-Team und rexx systems wurden Prozess-workflows, Layouts, Datensicherheit und IT-relevante Themen ausführlich besprochen und festgelegt. Auch individuelle Anpassungswünsche seitens Vorwerk wurden hierbei berücksichtigt und umgesetzt.

Nach ausführlichen Schulungen der Anwender fand der Go-Live zeitgerecht, wie zu Beginn des Projektes festgelegt, statt.

Entscheidungsfindung für eine geeignete Recruiting Software

Zur Entscheidungsfindung waren für das Vorwerk-Projektteam u.a. nachstehende Kriterien ausschlaggebend:

• Einfache Implementierung und gesellschaftsübergreifendes Roll-Out
• Schnelle Bearbeitung und Reduzierung des manuellen Aufwands
• Verbesserung und Vereinfachung der Kommunikationsprozesse
• Internationale Erweiterbarkeit und mehrsprachige Nutzung
• Schnittstellenfähig (Jobbörsen, Social Media Plattformen, etc.)
• Fortlaufende Effizienzanalyse durch integrierte Reportingfunktionen
• Sicherstellung der Compliance mit besonderem Hinblick auf die Datensicherheit

Dabei wickelt das Unternehmen seinen kompletten Recruitmentprozess im deutschsprachigen Raum D-A-CH mittlerweile über die Recruitment Software von rexx systems ab. Während die Schweiz und Österreich schon seit dem Frühjahr 2007 von der flexiblen und einfach zu bedienenden Recruiting Software überzeugt waren, zog Deutschland im Jahr 2011 nach und führte ebenfalls rexx Recruitment ein.

Ausschlaggebend für die flächendeckende Einführung war dabei aber nicht nur der Anspruch den Recruitierungsprozess zu dezentralisieren. Vor allem sollte die qualitativ hochwertige und zeitnahe Betreuung aller Bewerber sichergestellt werden.

Mit dem neuen Bewerbermanagement arbeiten die lokalen Store Manager der Filialen in DACH nun völlig autonom im Rekrutierungsprozess. Sie erstellen im Rahmen der zentral verwalteten Templates selbst Stellenausschreibungen und wählen die geeigneten Kandidaten gemäß Unternehmenskriterien aus.

Darüber hinaus nimmt die Prozesssteuerung der Recruiting Software den Store Managern jetzt viel Arbeit ab. So wird z.B. eine Vielzahl von Daten rund um den Arbeitsvertrag automatisch generiert und damit gewährleistet, dass die zentralen Vorgaben eingehalten werden. Die rexx workflow engine überwacht und steuert dabei alle Prozesse, gibt Warnhinweise und trägt so zu einer optimalen Betreuung der Bewerber sowie zu einer positiven und einheitlichen Außenwirkung des Unternehmens bei.

Mandy Meißner (MM): "Grundlage unserer Recherche nach dem passenden Partner zur erstmaligen Einführung eines Bewerbermanagementsystems bei edding war die Erstellung eines internen Anforderungsprofils, losgelöst von Leistungskatalogen verschiedener Anbieter. Neben allgemeinen Kriterien an einen Dienstleister (u. a. Größe und Historie des Partners, Erweiterbarkeit der Produktpalette, Referenzen,..) sollten bestimmte Anforderungen an die eigentliche Lösung gegeben sein (Flexibilität bei der Abbildung von Recruiting-Prozessen, absolute Bedienerfreundlichkeit für Bewerber und Recruiter, Einfügung in edding CI,.. und natürlich die Kosten). Ergänzend haben wir diverse Ausschlusskriterien abgeleitet."

MM: "Anhand dieser Checkliste haben wir mehrere Lösungen verglichen, einige potentielle Partner getroffen und uns am Ende für eine Zusammenarbeit mit rexx systems entschieden. Ausschlaggebend war für uns in erster Linie die Flexibilität der Lösung, die es uns ermöglicht, einen aus Bewerbersicht sehr einfachen, schnellen und intuitiven Bewerbungsprozess zu schaffen, an jeder Stelle eingebettet in die edding Welt. Das Feedback von Bewerbern nach der Einführung im Februar 2017 bestätigt uns genau dies.

Zu unserer Entscheidung beigetragen hat außerdem der während dieser Zeit sehr enge Kontakt mit rexx systems; insbesondere das echte Interesse an einer gemeinsamen Lösung."

MM: "Während der gesamten Projektphase haben uns kompetente und zu jeder Zeit präsente Ansprechpartner geführt, beraten und mit viel Geduld bei der nötigen Vorarbeit unterstützt. Die stattgefundenen Schulungen waren sehr intensiv, doch dabei zu jeder Zeit angenehm locker. Unser Projektteam hat sich wunderbar auf uns und die firmeninternen Anforderungen eingestellt."

MM: "Ein für uns großes Problem betraf während der Projektdurchführung die Verfügbarkeit der internen Ressourcen. Die Einführung eines neuen Bewerbermanagements musste, gekoppelt an den Relaunch neuer Karriereseiten, ausschließlich durch die eigenen Mitarbeiter gestemmt werden. Ein großer Dank an dieser Stelle an unser Recruiting Team aber insbesondere auch an unser Brand Management, verantwortlich für die Umsetzung der Internetseiten und Einbindung der Job-Suchfunktion. Mit viel Geduld wurden wir hierbei auch durch rexx systems unterstützt."

MM: "Nach der Umsetzung sind wir nun sehr zufrieden mit dem Ergebnis. Das Bewerberportal ist absolut übersichtlich und bedienerfreundlich. Unsere internen Prozesse haben sich erheblich beschleunigt und die Fehleranfälligkeit im gesamten Prozess wurde gesenkt. Wir haben erstmalig die Möglichkeit zur Auswertung u. a. von Reaktionszeiten und Kosten."

MM: "Das Feedback unserer Kollegen vom Fach überzeugt: Die digitale Bearbeitung von Bewerbungen war längst überfällig. Durch die Funktion der direkten Weiterleitung von Bewerbungen an die Fachentscheider bei bestimmten Positionen sind wir bei der Rekrutierung sehr schnell geworden.

Die Bedienung des Portals als Fachentscheider wird als intuitiv bezeichnet. Wir haben bisher nicht den Bedarf für eine gesonderte Schulung gesehen; die Entwicklung für eine Kurzanleitung als One-Pager für die Fachabteilung hat sich sehr bewährt."

MM: "Für Rückfragen steht uns das Customer Advisor Team zur Verfügung. Anfragen werden hier schnell bearbeitet. Schulungen zu speziellen Themen werden laufend angeboten."

MM: "Insgesamt können wir das Bewerbermanagement von rexx systems empfehlen. Ich würde von einer Lösung für gehobene Ansprüche sprechen, die sehr viel Spielraum für die eigene Gestaltung lässt und in eigener Verantwortung administrierbar ist. Ein halbes Jahr nach Einführung haben wir die Vorteile absolut zu schätzen gelernt und können keinen Punkt nennen, mit dem wir so nicht gerechnet hätten. Unser Ziel, individuell auf jeden Kunden einzugehen - und hierzu zählen insbesondere die ca. 5.000 Bewerbungen jährlich nur für unsere deutschen Standorte – wurde damit auch von uns Kollegen aus der Personalabteilung realisiert, denn jeder Bewerber als Kunde unseres Hauses ist gleichzeitig auch ein potentieller edding Nutzer."