Mit HRlab von der vierten in die erste Liga

Mit Standorten und Beteiligungen in sechs Ländern und mehr als 1.000 Mitarbeiter:innen deckt SOEX die gesamte Wertschöpfungskette von Alttextilsammlung, -verarbeitung, -recycling und -vermarktung ab. Von unserem deutschen Firmenhauptsitz in Ahrensburg aus steuern wir die strategische Ausrichtung des Unternehmens, den internationalen Handel, IT-Prozesse und umfassende Logistiklösungen.

Die Ausgangslage

Als Marktführer in den genannten Bereichen führen wir das weltweit größte Sortierwerk an unserem Standort in Wolfen mit ca. 300 Mitarbeitern. SOEX verkauft Second Hand Kleidung in rund 70 Ländern der Welt und leistet so einen nachhaltigen Beitrag zur Schonung von Ressourcen und Abfallvermeidung. Mit unserer Tochtergesellschaft I:Collect GmbH bieten wir darüber hinaus, für eine Vielzahl bekannter Marken der Textilwirtschaft, Recyclinglösungen in über 50 Ländern an.

Die Herausforderung

Beweggründe für die Suche nach einer HR-Software?

Im April 2022 bin ich in das Unternehmen getreten und habe den gesamten Personalbereich übernommen. Im ersten Schritt habe ich mir einen Überblick über den “IST-Zustand” der Personalarbeit verschafft und festgestellt: Manuelle Prozesse, vorbereitende Lohnabrechnungen mit Excel und keine zentralisierte Erfassung der Abwesenheiten waren an der Tagesordnung.

Konkrete Herausforderungen?

Unsere Firmenstruktur gibt viele verschiedene Standorte mit verschiedenen Arbeitsschwerpunkten her, wie zum Beispiel Lagerwirtschaft, Transport und die kaufmännischen Bereich. Entsprechend muss eine HR-Software auch unterschiedliche Rahmenbedingungen erfüllen.

Gleichzeitig gab es zu dieser Zeit - übrigens kurz vor der Zukunft Personal Europe 2022 - auch den Beschluss zur Zeiterfassungspflicht. Ein Tool zur Zeiterfassung war zwar im Einsatz, konnte aber nur bedingt unseren Anforderungen gerecht werden. Im nächsten Schritt ging es mir also darum, die internen Anforderungen zu sammeln und entsprechend auf die Suche nach der richtigen Lösung für uns zu gehen.

Wie fiel die Entscheidung final auf HRlab?

Neben einem sehr sympathischen Austausch, der ansprechenden Benutzeroberfläche und umfassenden Funktionen hatte ich auch das Gefühl, dass wir bei HRlab von einer bemerkenswerten Flexibilität profitieren konnten. Das kann ich im Nachgang nun auch so bestätigen.

In den weiteren Gesprächen haben wir außerdem die hohe Sachlichkeit und die klaren Aussagen von Herrn Ebbecke sehr geschätzt. Das zusammen mit dem Rundum-Sorglos-Paket, das HRlab bietet, der flexiblen und vor allem fairen Preisgestaltung und der intuitiven Benutzeroberfläche führte schließlich zu der Entscheidung für HRlab.

Die Lösung

Wie lief die Implementierung ab?

Nachdem wir uns für HRlab entschieden hatten, starteten wir mit der Implementierung. Besonders die Aspekte der Datensammlung und des Imports beanspruchten zwar einige Zeit, konnten aber dank des zuverlässigen und schnellen Supports sowie der gut strukturierten Dokumentation innerhalb von etwa zwei Monaten finalisiert werden. Ab diesem Zeitpunkt war HRlab für uns voll einsatzfähig.

Was sticht seit der Einführung besonders heraus?

Vor der Einführung von HRlab stapelten sich regelmäßig Korrekturzettel zur Zeiterfassung auf meinem Tisch. Das hat sich nun drastisch geändert, denn mittlerweile läuft die Zeiterfassung vollautomatisiert und zuverlässig. Zusätzlich stellt die Funktion der Dokumentenvorlage für uns eine enorme Arbeitserleichterung dar.

Zum Beispiel: Die Vertragsabwicklung unserer LKW-Fahrer umfasst die Erstellung von zwischen 50 und 60 Dokumentenseiten. Vor HRlab war dieser Prozess mit einem Arbeitsaufwand von circa 1,5 Stunden verbunden. Nun dauert es, im schlimmsten Fall, nur noch 5 Minuten. Als nächster Schritt steht die Standardisierung von Arbeitszeugnissen an, um auch hier von Vorlagen im täglichen Arbeitsablauf zu profitieren.

Wurde in den letzten 3 Monaten ein Feature eingeführt, von dem ihr täglich profitiert?

Unser Highlight: Die vollständig automatisierte Abfrage der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU). Früher bedeutete jeder Eintrag einer Krankheit einen manuellen Arbeitsaufwand von etwa 5 bis 8 Minuten. Dank HRlab gehört das nun der Vergangenheit an. Sobald der Nachweis der Krankenkasse im System eingeht, erhalten wir automatisch eine Benachrichtigung. Auf HR-Ebene entfällt jeglicher Aufwand. Diese Neuerung erleichtert unseren täglichen Aufwand erheblich.

Habt ihr offene Wünsche? Wie stehen Mitarbeitende zu HRlab?

Wir freuen uns auf die neue App von HRlab, die seit dieser Woche verfügbar ist. Manchmal kam es hier mit der vorherigen Version der App zu leichten Synchronisationsproblemen.

Für unsere Mitarbeitenden war die Einführung von HRlab zunächst eine Umstellung, doch bereits nach etwa einem Monat konnten wir feststellen: Der Großteil der Mitarbeitenden ist von der Einführung überzeugt.

Das Ergebnis

Seit der Einführung von HRlab hat sich der zeitliche Aufwand für administrative Aufgaben im Personalbereich um 60-70% reduziert. Zudem erleichtert uns die zentrale Datenbank jeden Tag die Verwaltung der Mitarbeiter:innen sowie die Erstellung von Auswertungen zu Themen wie Krankheitsquote, Personalkosten, Gehaltsentwicklung und mehr. Kurz gesagt: Dank HRlab spielen wir nicht mehr in der vierten, sondern nun in der ersten Liga.

Innerhalb von vier Wochen war HRlab für uns einsatzbereit

Biker’s Point wurde vor über 30 Jahren vom Vater unseres aktuellen Chefs gegründet, der als leidenschaftlicher Fan der Honda GoldWing vor der Problematik stand, dass die Maschine zu dem Zeitpunkt noch nicht auf dem deutschen Markt erhältlich war. Um diese Marktlücke zu schließen und sowohl sich selbst als auch anderen Motorradfans den Erwerb einer GoldWing innerhalb Deutschlands zu ermöglichen, wurde also Bikers Point gegründet.

Die Ausgangslage

Seither zählt die stetig wachsende Unternehmensgruppe zu den größten Motorradhäusern Deutschlands und ist, nicht zuletzt wegen der Spezialisierung auf die Honda GoldWing sowie den Bau eigener GoldWing -Trikes und -Gespanne, europaweit bekannt. Neben drei großen Ausstellungshallen und drei entsprechenden Werkstätten für Motorräder sämtlicher Fabrikate, verfügt der Firmenkomplex mit insgesamt ca 80 Mitarbeitenden über einen Schnellimbiss (Eddy´s BikerGrill) und ein kleines Motel mit Fremdenzimmern.

Seit einigen Jahren handelt das Unternehmen zudem mit Fahrrädern und E-Bikes, wobei es sich um einen rasant wachsenden Markt handelt. Daher zählen seit 2021 die Gebrauchtrad24 GmbH in Uslar, die ausschließlich gebrauchte Fahrräder und E-Bikes vertreibt sowie seit 2022 die Velo Voss GmbH, ein charmanter, alteingesessener Fahrradladen nebst Werkstatt in der Göttinger Innenstadt zur Unternehmensgruppe.

Die Herausforderung

Beweggründe für die Suche nach einer HR-Software?

Im Zusammenhang mit unserer letzten Betriebsfeier haben wir festgestellt, dass wir mittlerweile schon auf gute 80 Mitarbeitende gewachsen sind. Was mit steigender Mitarbeiterzahl natürlich immer problematischer wurde: Die gespeicherten Informationen finden sich mittlerweile an verschiedenen Orten wieder.

Ein Beispiel: Wenn ein Mitarbeitender ein Gespräch gesucht hat, hieß es im ersten Schritt, alle personalrelevanten Daten aus verschiedenen Programmen und Speicherplätzen zusammen zu suchen. Von Excel über Google Drive hin zu physischen Ordnern. Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern auch Nerven.

Ein weiterer Punkt: Das Thema Zeiterfassung, nicht zuletzt wegen des anstehenden Gesetzes. Bisher haben wir mit klassischen Stundenzetteln gearbeitet. Das ist nicht nur aufwändig, sondern auch sehr fehleranfällig.

In diesem Zusammenhang war es uns auch wichtig, Kranken- und Urlaubstage mit einem Tool abzudecken. Sowohl für die Vereinfachung von Anträgen und Genehmigungen, aber auch für ein verlässliche Übersicht über genommene und verfügbare Urlaubstage.

Gab es andere Lösungsansätze vor HRlab?

Über die Zeit haben sich bei uns einfach eine Reihe verschiedener Lösungsansätze, auch oft je nach persönlicher Präferenz, gesammelt. Manchmal lagen Informationen in Excel Tabellen ab, die anderen haben ganz auf physische Unterlagen gesetzt und das ganze dann in der Mischung mit Stundenzetteln auf Vertrauensbasis. Das hat einfach bei der Mitarbeiterzahl so nicht mehr funktioniert.

Wie fiel die Entscheidung final auf HRlab?

Vom ersten Gedanken einer reinen Zeiterfassung hat sich das Ganze schnell in eine Suche nach der eierlegenden Wollmilchsau entwickelt. Je mehr man gesucht hat, desto mehr Funktionalitäten hat man auch gefunden, die man abgedeckt sehen möchte.

Bezogen auf Benutzerfreundlichkeit und Funktionen waren tatsächlich alle Anbieter relativ vergleichbar, aber vor allem mit Blick auf Kosten und Umsetzung hat HRlab das Rennen für sich entschieden. Eine Implementierungsphase von mehreren Monaten war für uns keine Option, denn gerade in der laufenden Motorrad-Saison bleibt dafür keine Zeit.

Konkret hieß das: Mit einem Start von Mitte November musste die HR-Software bis Mitte Dezember betriebsfähig sein. Denn Anfang Januar, also nach den jährlichen Betriebsferien, musste alles für die Zeiterfassung stehen. Das konnte nur HRlab zusichern und auch halten.

Somit war für uns die Entscheidung klar, denn HRlab hat einfach das Gesamtpaket angeboten. Vom Funktionsumfang, Preis, zeitlichen Anforderungen in der Umsetzung hin zum persönlichen Kontakt. Auch wichtig: Bei HRlab kommen alle Funktionen aus einer Hand und damit hat man auch nur einen Ansprechpartner.

Die Lösung

Wie lief die Implementierung ab?

Das A und O war, wie schon erwähnt, dass die Zeiterfassung innerhalb von vier Wochen startklar war. Schon knapp berechnet, haben wir dieses Ziel tatsächlich bereits nach zwei Wochen erreicht. Der ganze Prozess lief einfach wirklich gut. Wir haben einen regelmäßigen Austausch gehabt mit klaren Todo’s und Templates und haben uns im positiven Sinne an die Hand genommen gefühlt.

Gab es Herausforderungen? Wie wurden sie gelöst?

Wie schon erwähnt, war uns vor allem wichtig, dass die Zeiterfassung so schnell wie möglich implementiert wird. Das lief problemlos und sogar früher als abgemacht. Eine Kleinigkeit: Einmal konnte ein Mitarbeiter nicht stempeln. Aber auch da haben wir eine E-Mail geschickt und eine Stunde später war das Problem auch schon bereinigt. Es lief wirklich alles sehr positiv ab und hat uns in unserer Entscheidung bestätigt.

Von welchen Funktionen profitiert ihr täglich?

Die Zeiterfassung nutzen wir problemlos seit dem ersten Tag. Und seitdem wächst das System auf täglicher Basis. Im nächsten Schritt haben wir angefangen die Funktion der Abwesenheiten zu nutzen, heißt Jahresurlaube und Krankmeldungen wurden auch sehr zeitnah über HRlab eingereicht.

Dann ist natürlich auch die digitale Gehaltsabrechnung schnell eingeführt worden, sprich alle Dokumente finden sich übersichtlich an einer Stelle und alle Mitarbeitenden haben eigenständig Zugriff. Nach und nach werden auch die digitalen Personalakten vervollständigt und Arbeitsverträge hinterlegt.

Kleine, aber wertvolle Sachen sind auch die verlässlichen Daten und Auswertungen, zum Beispiel sind Gehaltshistorien per Klick abrufbar. Auch Workflows haben wir vor allem mit Blick auf personalrelevante Prozesse schnell eingerichtet, sprich wir sehen automatisiert, wann Mitarbeitende mehr als sechs Wochen krank sind oder wann wieder eine Führerscheinprüfung ansteht.

Was sticht seit der Einführung besonders heraus?

Vor allem: Weniger Excel-Tabellen, die gepflegt und bearbeitet werden müssen. Und Automatisierungen, die einem das tägliche Arbeiten leichter machen, sowie die gesammelte Datenbank aller Dokumente. Dadurch haben auch Mitarbeitende eigenständig Zugriff auf ihre Dokumente und Daten, was die Nachfragen deutlich reduziert.

Das Ergebnis

Unsere Mitarbeitenden haben die Einführung der Software durchweg positiv angenommen, sehen die Erleichterung im Arbeitsalltag und schätzen die Transparenz über eigene Urlaubstage und Dokumente. Transparenz ist auch für die Geschäftsführung ein wichtiger Punkt, denn alle Daten sind schwarz auf weiß abrufbar und lassen sich individuell auswerten. Auch Employee Self Service punktet, denn gewisse Verantwortlichkeiten lassen sich nun übertragen, was die Arbeitsbelastung in der Personalabteilung deutlich reduziert.

Kontinuierlicher Kontakt. Von der Einführung bis Heute.

Die Krapp Gruppe ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen mit mittlerweile mehr als 700 Mitarbeitenden und über 25 Standorten in ganz Deutschland. Ursprünglich wurde Krapp vor knapp 125 Jahren als Goldschmiede gegründet.

Heute fokussieren wir uns auf drei Geschäftsbereiche. Zum einen sind wir im klassischen Handel, also dem An- und Verkauf von A wie Arbeitsschuhe bis Z wie Zaunelementen, tätig. Außerdem sind wir stark in unserem zweiten Geschäftsbereich, Bauprojekte, involviert. Dabei dreht es sich vor allem um Tore und Türen – von Verkauf und Vertrieb bis zu Einbau und Montage.

Da schließt unser dritter Geschäftsbereich nahtlos an: Service. Unsere Monteure sind deutschlandweit unterwegs und decken Themen wie Wartung und Instandhaltung von Toren und Türen, aber auch Heizungen, Lüftungen, Klima & Sanitär ab. Krapp vereint also drei sehr verschiedene, aber gleichermaßen bedeutende Geschäftsbereiche.

Zum Einen wurden personalrelevante Datensätze neben DATEV an vielen verschiedenen Orten gesammelt und nur spärlich gepflegt. Heißt, wir hatten viele isolierte Teillösungen im Einsatz, die nicht miteinander integriert werden konnten und teilweise veraltet waren.

Ein Beispiel: Ein Anrufprogramm sammelte alle Telefonnummern und Mailadressen unserer Mitarbeitenden und zusätzlich gab es ein separates Programm mit allen Infos zu unseren Monteuren und Servicetechnikern. Und dann gab es noch eine Art digitale Personalakte – sehr veraltet und nur stiefmütterlich gepflegt. Also allein schon hier drei separate Anwendungen, die mit einer digitalen Personalakte ersetzt werden konnten.

Unsere Zeitwirtschaft haben wir ganz klassisch mit einem Stempelsystem und Terminals gelöst. Das Hauptproblem dabei: Unsere Mitarbeitenden hatten keinen eigenen Zugriff auf das System. Alle Einsichten über Überstunden oder Urlaub sowie Korrekturen liefen also über die Personalabteilung.

Abgesehen von den bereits genannten Teillösungen standen ganz klassisch Excel und Outlook im Zusammenspiel mit physischen Aktenordnern auf dem Programm.

Auf der Suche nach dem richtigen Anbieter bin ich auf HRlab gestoßen. Ein überzeugender Punkt war auf jeden Fall der persönliche Kontakt und kompetente Support. Wir haben uns von Anfang an gut aufgehoben gefühlt.

Darüber hinaus konnte HRlab unsere Anforderungen sehr flexibel abbilden, wie zum Beispiel die Vielzahl an Mitarbeitenden mit sehr unterschiedlichen Berufsprofilen. Die HR-Software unserer Wahl musste entsprechend viele Bedingungen erfüllen, denn sowohl die Kollegen im Büro als auch die im Außendienst sollten gleichermaßen Zugriff auf das System haben. Das war bei HRlab der Fall.

Auch das Hinterlegen und Anwenden unserer Berechnungslogik, beispielsweise von unterschiedlichen Pausenregelungen, war uns wichtig. Das lässt sich in HRlab dank umfassender Zeitkonten und detailliertem Rechtemanagement aber sehr passgenau abbilden.

Christian, der Geschäftsführer von HRlab, hat mich von der Auswahl über die Einführung bis jetzt – also als kontinuierlicher Ansprechpartner – begleitet. Wir hatten uns zu Beginn das Ziel gesetzt, HRlab innerhalb von vier Monaten zu implementieren. Gerade mit Blick auf die komplexe Ausgangslage haben wir einen kleinen Puffer eingerechnet. Nach einem Monat haben die ersten Personen bereits mit dem System gearbeitet, beispielsweise zum Thema Lohnbuchhaltung. Nach den angesetzten vier Monaten war HRlab dann im gesamten Unternehmen im Einsatz.

Gab es Herausforderungen? Wie wurden sie gelöst?

Unsere größte Herausforderung war es sicherlich, die Daten aus allen isolierten Systemen zusammenzutragen und dann zu vervollständigen. Das ist natürlich wahnsinnig viel Fleißarbeit, die aber eine wichtige Grundlage bildet. Hier ist unsere Empfehlung, mit ausreichend Kapazitäten – also Zeit und Kollegen – heranzugehen und einmal alles glatt zu ziehen.

Von welchen Funktionen profitiert ihr täglich?

Eine wahnsinnige Verbesserung ist sicherlich der drastisch reduzierte administrative Aufwand. Dank intuitivem Employee Self Service können unsere Manager eigenständig unter anderem Vertragsänderungen oder -ergänzungen einsehen.

Mitarbeitenden können selbständig ihre Zeiten im System eintragen, die wir nur noch bestätigen müssen. Urlaube werden digital eingereicht und Statistiken sowie offene Urlaubstage sind per Klick aufrufbar – ohne, dass wir aus Personalmanagement-Sicht involviert werden müssen. Genehmigungen sind im Handumdrehen erledigt.

Außerdem haben wir mit HRlab die digitale Lohnabrechnung eingeführt. Sprich, statt klassischem Postversand können Mitarbeitende nun ganz einfach über das System ihre Lohnabrechnungen einsehen und herunterladen.

Und der wahrscheinlich größte Schritt, den wir mit HRlab gemacht haben: Die Digitalisierung unserer Personalprozesse mit Workflows. Statt Excel Tabellen in die Runde zu schicken, um einzelne Aufgaben von den jeweiligen Verantwortlichen abhaken zu lassen, haben wir unsere Prozesse nun in HRlab hinterlegt und lösen den Vorgang nur noch aus. Sprich, man bekommt automatische Erinnerungen, und die Erledigung aktiviert direkt auch die nachfolgende Aufgabe. Viel einfacher und transparenter als vorher!

Das Ergebnis

Ja, was haben wir erreicht? Einiges würde ich sagen! Wir aus der Personalabteilung sind mehr als zufrieden und wissen die enorme Arbeitserleichterung wahnsinnig zu schätzen. Wir können uns gar nicht mehr vorstellen, wie es ohne HRlab funktioniert hat. Die Vorgesetzten profitieren täglich von der Transparenz, die HRlab ermöglicht, und können mit wenigen Klicks Verträge, Entgeltentwicklungen, Urlaubsstatistiken und Co. einsehen. Und bis auf die wenigen Mitarbeitenden, die sich allgemein etwas schwer mit digitalen Lösungen tun, sehen auch hier alle den Mehrwert einer passenden HR-Software.

Ich würde mich jederzeit wieder für eine Umstellung hin zu einer ganzheitlichen HR-Software entscheiden. Und auch das positive Feedback aus verschiedenen Ecken im Unternehmen bestätigt mich immer wieder in unserer Entscheidung für HRlab.