ELO Digital Office GmbH

Beschreibung

Die ELO Digital Office GmbH zählt zu den führenden Herstellern von Systemen für Enterprise-Content-Management (ECM). Das Stuttgarter Unternehmen entwickelt digitale Geschäftsprozesslösungen für alle Branchen und Fachbereiche sowie für jede Unternehmensgröße. Produkte von ELO Digital Office umfassen elektronisches Dokumentenmanagement, digitale Archivierung, Workflow und Collaboration.

Die ELO Digital Office GmbH ist aus der traditionsreichen Unternehmensgruppe Louis Leitz hervorgegangen. 1996 wurde dort der Elektronische Leitz-Ordner entwickelt, das erste Produkt für digitales Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung. Seine Kurzform, ELO, ist Namensgeber der Marke. Im Jahre 1998 wurde dieses Geschäftsfeld in ein eigenständiges Unternehmen ausgelagert, die ELO Digital Office GmbH. Diese wird seither von Karl Heinz Mosbach und Matthias Thiele geleitet. Rasch wuchs ELO zu einem international agierenden Unternehmen heran und ist heute mit Standorten in Europa, Nordamerika, Asien und Australien weltweit erfolgreich tätig.

Vertrieben werden ELO Produkte und Lösungen weltweit in rund 20 Sprachen und in über 40 Ländern. Basis hierfür ist das dichte, internationale ELO Business Partner-Netzwerk von über 1000 Systemhäusern weltweit. ELO selbst ist in 15 Ländern mit 23 Standorten präsent.

UNSERE PRODUKTE UND LÖSUNGEN

Produkte von ELO Digital Office werden passend für jede Unternehmensgröße angeboten:

Das Produkt ELOoffice richtet sich an kleine Unternehmen, ELOprofessional an Mittelstandskunden und ELOenterprise an Großkunden und Konzerne. Zusätzlich hat das Stuttgarter Unternehmen für die Produktlinien ELOprofessional und ELOenterprise eine Vielzahl an intelligenten und fertig vorkonfigurierten Fachlösungen entwickelt: Die ELO Business Solutions für Rechnungs- und Vertragsmanagement, für Bewerbungsprozesse, digitale Personalakten, Weiterbildungsmanagement oder auch für Besucher- und Wissensmanagement beruhen auf Best-Practice-Ansätzen und ermöglichen eine äußerst schnelle Projektumsetzung.

Ob kleiner Handwerksbetrieb, städtische Verwaltung oder Großkonzern – zu den Kunden von ELO Digital Office zählen heute Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen. So setzen, neben zahlreichen kleinen und mittelständische Unternehmen, auch Konzerne wie Lufthansa Technik, Apleona, TUI Cruises, die EnBW oder der Raiffeisenverband Südtirol und öffentliche Verwaltungen wie die Stadt Zürich erfolgreich ELO Produkte und Lösungen ein.

Software im Angebot

Kontakt

Ansprechpartner

Adresse

ELO Digital Office GmbH
Tübinger Str. 43
70178 Stuttgart
Germany

Website

www.elo.com

Success-Stories

Scania Schweiz AG - PS-Spritze für das Dokumenten-Management In der Administration genauso viel Power wie auf der Strasse: Mit ELO ergänzt die Scania Schweiz AG ihre bestehenden Softwarelösungen um starkes Dokumenten-Management.

Die Powermarke Scania gilt zu Recht als «King of the Road»: Als führender Hersteller von Lastwagen, Linienbussen und Reisecars bringt das Unternehmen in rund 100 Ländern kräftig Tonnen und PS auf die Strassen. Als Teil der weltweiten Scania-Gruppe ist die Scania Schweiz AG mit einem Händlernetzwerk an 14 Standorten und einem Dutzend Servicestellen in der ganzen Schweiz präsent.

Damit auf der Strasse alles rund läuft, darf es auch in der Administration nicht zu Pannen kommen. Darum setzt Scania Schweiz AG seit vielen Jahren auf die Branchen- software Automaster und die Finanzlösung tosca, über die das komplette Handels-, Import- und Ressourcenmanagement abgewickelt wird. Die beiden Applikationen sind nicht nur das Herzstück der Hauptsitz-Administration in Kloten, sondern unterstützen auch die administrativen Bereiche der eigenen Händlerstandorte und Servicestellen.

Herausforderung

Die branchenbedingte Papierlast soll so weit wie möglich reduziert werden. Dokumente sollen zukünftig digital archiviert werden und in direkter Verbindung mit Automaster und tosca für Übersichten, Suchvorgänge und Wiedervorlagen schnell und einfach zur Verfügung stehen.

Lösung

ELO dockt über standardisierte Schnittstellen direkt an Automaster und tosca an. Kunden- und Lieferantendaten, Fahrzeugdokumente sowie Kreditoren und Debitoren werden zwischen den beiden Softwarelösungen automatisch verknüpft und abgeglichen.

Highlights

Ablage von Fahrzeugdossiers

Im elektronischen Aktenschrank «Fahrzeugdossier» werden alle relevanten Fahrzeug- und Auftragspapiere gebündelt und alphabetisch nach Kundenname abgelegt. Auch Werkstattaufträge können automatisch in ELO abgelegt werden.

Dossier-Synchronisation mit Automaster

Die Fahrzeugstammdaten in Automaster und das Fahrzeugdossier in ELO werden automatisch synchronisiert. Fahrzeugdossiers und -dokumente, aber auch Kreditoren, Debitoren und Verträge können so direkt über ELO aufgerufen werden.

ERP-Synchronisation mit tosca

Kunden- und Lieferantendaten werden laufend mit tosca abgeglichen und in einer Baumstruktur abgebildet. Sämtliche Kreditoren, Debitoren und Fahrzeugdossiers sind direkt unterhalb des entsprechenden Kunden- bzw. Lieferantendossiers ersichtlich. Kreditoren- und Buchungsbelege werden vollautomatisch abgelegt. Die im ELO abge- legten Dokumente können direkt aus den Beleg-Abfragen in tosca aufgerufen werden.

Dokumentenvorlage

Über in ELO hinterlegte Vorlagen können unterschiedlichste Dokumente einfach ausgefüllt werden. Adress- und Fahrzeuginformationen werden automatisch aus Automaster bzw. tosca eingefügt.

Raiffeisenverband Südtirol Mit ELOprofessional profitiert der Raiffeisenverband Südtirol von einem einheitlichen Archiv und einer vollständigen Integration in die Bankanwendungen.

Der Raiffeisenverband Südtirol mit Sitz in Bozen, Italien, ist der Dachverband der Südtiroler Genossenschaften, die nach dem „Sys- tem Raiffeisen“ errichtet sind und ihre Tätigkeit nach den genossen- schaftlichen Grundsätzen ausrichten. Der Verband berät, betreut und fördert seine Mitgliedsgenossenschaften. Er ist Dienstleister für 47 Raiffeisenkassen und die Raiffeisen Landesbank Südtirol. Für diese Aufgaben engagieren sich täglich über 300 Mitarbeiter. Mit dem ECM-System ELOprofessional realisierten die Südtiroler die Dokumenten-Ablage in ein einziges zentrales Archiv.

Der Wunsch nach einem zentralen Dokumenten- Management-System wurde 2014 durch das steigende Volumen der Dokumente, der zunehmenden fachlichen Anforderungen und der Komplexität in der Verwaltung und Wartung der Systeme laut. Die Wahl fiel nach einem umfassenden Auswahlverfahren auf ELOprofessional.

ELO ist ein aktuelles und einheitliches Langzeitarchiv, in dem alle Kundendokumente rechtssicher abgelegt werden und auch in Zukunft abrufbar bleiben. Daher arbeitet der Raiffeisenverband Südtirol seit 2015 nur noch mit einem einzigen System: Alles ist im ELO Archiv abgelegt und die Kunden können auf die Dokumente über ganz unterschiedliche Kanäle zugreifen, beispielsweise über das Raiffeisen Online Banking.

ELO wurde auch in das Raiffeisen-Berechtigungs- system eingebunden. Von hier aus werden die Berechtigungen für die unterschiedlichen Zugriffe auf die Dokumente bis ins Detail gesteuert. Im Raiffeisen-Dokument-Management-System stellt das RIS alle Vertragsvorlagen nach den Vorgaben der Fachabteilungen auf dem aktuellsten Stand den Raiffeisenkassen zur Verfügung.

Aus den RDMS-Vorlagen werden automatisiert Verträge, vom Gesetzgeber verpflichtende Dokumente, Transparenzmitteilungen und Informationsblätter erzeugt. Diese Dokumente werden über E-Mail oder Raiffeisen Online Banking versendet oder lassen sich am Infopoint abrufen. Sämtliche Dokumente werden dabei automatisch im ELO Archiv abgelegt.

ELOprofessional wurde flächendeckend auf allen 1.600 Arbeitsplätzen installiert, fünf Server arbeiten für das System. Die „alten“ Kunden- belege und RDMS-Dokumente wurden ins ELO Archiv übernommen. Dabei wurden vom Raiffeisen Dokument Management System (RDMS) pro Nacht 100.000 Dokumente ins ELO Archiv übertragen. Insgesamt liegen im ELO Archiv bereits 850.000 graphometrisch unterschriebene Schalterbelege und rund 7.350.000 Periodenauszüge.

ELO wurde über die Standard-Schnittstellen in die Bankanwendung am Schalter und im Verwaltungsbereich integriert. Der ELO Java Client, eine aktuelle technologische Plattform, findet sowohl im Innen- bereich als auch im Schalterbereich Anwendung. Beispielsweise werden die Dokumente zur Identifikation des Kunden direkt am Schalter eingescannt und in ELO gespeichert – das Fotokopieren entfällt. Die unterschriebenen Verträge werden in der ELO Postbox optisch erfasst und über die Magazin-Verwaltung materiell abgelegt. Dabei wird das Dokument mit einer eindeutigen Magazinnummer versehen.

Eine große Zahl an Buchungsbelegen, Kontoauszügen und Kundenmitteilungen werden über die Bankanwendung erstellt, automatisch im ELO Archiv abgelegt und über die verschiedenen Kanäle den Kunden zur Verfügung gestellt.

Mit dem Scan-Modul werden Dokumente eingelesen und gleichzeitig, falls gewünscht, die Daten für die Archiv-Verwaltung erzeugt. Ein Stapel von Dokumenten, auf denen der RDMS-Barcode aufgedruckt ist, kann automatisch optisch erfasst werden. Die Metadaten kommen aus dem RDMS-Barcode. Zudem gibt es einige größere Multifunktionsgeräte mit Scanfunktion. Hier werden Dokumente eingescannt und in einem Verzeichnis im Netz gespeichert. Diese Dokumente werden in die Postbox kopiert, wenn der Anwender die Postbox öffnet.

Fazit und Ausblick

Auf Grund der hohen Anforderungen an die Integration waren die Arbeiten bei der Implementierung von ELOprofessional sehr kom- plex. Es galt viele Herausforderungen zu meistern, beispielsweise die Anbindung an das Berechtigungssystem oder die Verwaltung von 47 Banken in ELO. Mit engagierter und professioneller Teamarbeit wurde schließlich die Performance der ELO Datenbank noch weiter erhöht.

Die Optimierungen durch ELO sind klar erkennbar: schnellere Suche der Dokumente, flexible Baumstruktur der Verzeichnisse im Archiv, einfache Verwaltung der Dokumente, Steuerung der Dokument- zugriffe und zentrale Ablage in ein einziges Archiv. Die Einarbeitungs- zeit der rund 1.600 ELO Nutzer bei Raiffeisen war relativ gering, da ELOprofessional sehr anwenderfreundlich ist. Daher haben die Mitar- beiter das neue System schnell angenommen.

Die künftigen Ziele des Raiffeisenverbands Südtirol sind die Nutzung der Workflows für das Prozessmanagement sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der Funktionen in ELOprofessional und der umge- benden Systeme. Elmar Weiss, Abteilungsleiter beim Raiffeisenver- band Südtirol ist daher rundum zufrieden: „Die Digitalisierung hat längst auch die Banken erreicht. In Kürze können Verträge in der Bank und im Raiffeisen Online Banking elektronisch unterschrieben und in einem zentralen Archiv abgelegt werden. Darauf sind wir mit ELOprofessional sehr gut vorbereitet.“

Stadtpolizei Zürich Das Polizeidepartement der Stadt Zürich arbeitet mit ELO mobil und kann so schnell reagieren.

Bis 2011 arbeitete die Stadtpolizei Zürich zur Verwaltung von E-Mail und Kalender mit einer eigenen Software. Diese beinhaltete auch ein vollintegriertes Dokumenten-Management-System (DMS). Nach einem Systemwechsel auf MS-Exchange mit MS-Outlook, benötigte die Stadtpolizei ein neues DMS-System. Dieses konnte sie zusammen mit der ELO Digital Office CH AG realisieren.

Den Entscheid für den Wechsel der bisherigen Software zu Microsoft Outlook mit Exchange Server traf nicht die Stadtpolizei selbst, er war Teil der übergeordneten IT-Strategie der Stadt Zürich. Diese beinhaltete auch den applikativen Grundsatzentscheid, dass die in der Stadtverwaltung angegliederten Behörden das DMS-System ELOenterprise als DMS System einsetzen sollen. Eine Integration des DMS-Systems von ELO in die Office-Anwendungen von Microsoft war in der Anfangsphase noch nicht möglich. Für das operative Geschäft der Stadtpolizei Zürich war eine entsprechende Funktion innerhalb MS-Outlook jedoch erforderlich. „Solange eine zentrale Archivierung von Office-Dokumenten und E-Mails noch nicht möglich war, nutzten die Anwender vermehrt den Fileserver“, erklärt Patrick Wirz, stellvertretender Chef Applikationen und Projekte bei der Stadtpolizei Zürich.

Das Problem: Ohne klare Regelung, welche Informationen wo abgespeichert werden sollen, wird eine Ablage schnell unübersichtlich und die Daten werden teilweise auch redundant abgelegt (Mehrfachspeicherung). Das erschwert später die Suche nach den benötigten Informationen. „Zudem ist das Bedürfnis nach Mobilität gewachsen. Für mehr Effizienz und Sicherheit bei der Arbeit sollten die Mitarbeitenden auch via Smartphone und Tablet schnell Zugang zu wichtigen Informationen erhalten“, so Wirz weiter.

Aus der Abteilung Organisation und Informatik (OIZ) der Stadt Zürich und den IT-Verantwortlichen der Stadtpolizei formierte sich ein Kernteam, das mit Unterstützung der ELO Digital Office CH AG das DMS-System ELOenterprise sowie die App ELO for Mobile Devices implementierte und bei der Entwicklung des ELO Outlook Client als Schnittstelle zum E-Mailsystem mitwirkte. Dieser ist seit 2013 in Betrieb.

Hohe Anforderungen gestellt

Gesetzliche Vorschriften an die Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Dokumenten, die Vernetzung mit den verschiedenen Dienstabteilungen und Behörden, eine zentrale Ablage von Office Dokumenten und E-Mails in eine gemeinsame Ordnerstruktur, ausgefeilte Suchfunktionen sowie differenzierte Zugriffsberechtigungen – dies alles stellte hohe Anforderungen an die Projektverantwortlichen der Stadtpolizei Zürich.

Aktuell arbeiten rund 2‘200 Mitarbeitende der Stadtpolizei der Stadt Zürich mit ELOenterprise, in dessen Basisarchitektur mehrere Clienttypen installiert sind. Der ELO Outlook Client und der ELO Mobile Client auf iPad und iPhone sind Standard, der ELO Java Full Client ist für intensive Nutzer vorgesehen. Dies verdeutlicht den enormen Umfang des Projektes.

Neben der Definition der Zugriffsberechtigungen stellten sich auch Fragen zur Ordnung, zum Themenbaum und zur Verschlagwortung der Dokumente im DMS-System und im Intranet.

„Die Indexierung der vielfältigen Inhalte und deren Verknüpfungen sind mit einem grossen Aufwand verbunden. Sorgfalt zahlt sich aber aus, sichert sie doch die Qualität und Anwendungsfreundlichkeit des Archives“, so Wirz.

Doch bevor man mit den verschiedenen Tools arbeiten kann, muss man sie kennenlernen. „Dank sorgfältiger Instruktion der Mitarbeitenden wuchs das Vertrauen in die neue, zentralisierte digitale Datenverwaltung und stiess schnell auf Akzeptanz“, erzählt Wirz. „Auch, weil die Infobeschaffung mobil wurde.“

Unabhängig von Ort und Zeit

Der Zugriff auf digital archivierte Dokumente via iOS-Geräte (iPhone und iPad) war der Stadtpolizei Zürich ein grosses Anliegen. Denn eine rasche, ortsunabhängige Informationsbeschaffung erhöht die Effizienz und Reaktionsschnelligkeit der Polizistinnen und Polizisten im täglichen Einsatz. „Der Zugriff auf E-Mails, Dienstanweisungen und wichtige Hintergrundinformationen hilft, direkt vor Ort Entscheidungen zu treffen, schnell zu handeln und Fragen aus der Bevölkerung zu beantworten“, erklärt Wirz.

Bei der Einführung stellte sich jedoch die Frage bezüglich der Datensicherheit. Eng zusammen mit der Verwaltung der rund 2‘500 mobilen Devices ist ein umfassender Betrieb von ELO for Mobile Devices innerhalb der städtischen Sicherheitsrichtlinien sicherzustellen. Schliesslich kommen zu jedem Device Zugriffsrechte, eine SIM-Karte und ein entsprechendes Abonnement hinzu.

Nun geht das Büro quasi mit auf Streife, da sämtliche Basisprozesse von überall her ausgelöst werden können. „Jederzeit einen sicheren und schnellen Zugriff auf die verlangten Informationen, ist für die Arbeit der Stadtpolizei Zürich ein grosser Gewinn“, betont Wirz.

Ausblick und Fazit

Die Einbettung neuer Software in eine bestehende System-, Projekt- und Gremienlandschaft ist komplex. Denn die verschiedenen, bereits installierten Programme können sich gegenseitig beeinträchtigen. Damit sämtliche Funktionen reibungslos miteinander harmonieren, bedarf es zunächst einer ausführlichen technischen Inventur, der Integration in die IT-Infrastruktur mittels Schnittstellen sowie Softwarelösungen, Erweiterungen und Applikationen, die flexibel auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens oder einer Organisation angepasst werden können. Denn häufig offenbaren sich erst im täglichen Einsatz die Knacknüsse, welche die Arbeitsabläufe beeinträchtigen.

Die Stadtpolizei Zürich steht deshalb auch weiterhin in engem Kontakt mit ELO Digital Office CH. „Die Erfahrungen, die wir im täglichen Betrieb mit dem ELO-System machen, nutzen wir dazu, die Funktionen gemeinsam entsprechend unseren Anforderungen weiterzuentwickeln“, so Wirz.

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