Expensya

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Beschreibung
Automatisieren Sie die Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben mit Expensya. Sparen Sie Zeit und steigern Sie Ihre Produktivität mit einer innovativen 360° Lösung: GoBD-konform, automatische Validierung, einfache Abrechnung, OCR+ Technologie, browserbasierte und mobile App.
Vereinfachte Verwaltung geschäftlicher Ausgaben
Revolutionierte Erfassung und Abrechnung von Geschäftsausgaben
Mit der Lösung von Expensya können Mitarbeitende geschäftliche Ausgaben schnell und unkompliziert erfassen, indem sie ihre Belege direkt mit dem Smartphone fotografieren. Dank der intelligenten Bild- und Texterkennungstechnologie (OCR+ Technologie), erkennt die mobile App von Expensya alle relevanten Informationen in Sekundenschnelle: Betrag, Ausgabenkategorie, Mehrwertsteuer, Zahlungsmethode, Datum usw.

Die Abrechnung Ihrer Geschäftsausgaben, z.B. Ihrer Spesen oder Reise- oder Fahrtkosten, erstellt sich automatisch. Diese Spesenabrechnung kann dann direkt in der Anwendung geprüft und bearbeitet werden. Mit einem Klick schicken Sie Abrechnungen an Vorgesetzte und leiten Sie weiter zur Buchhaltung, um Mitarbeitenden Ihre Kosten zu erstatten.

Alle Daten, d.h. Belege, Rechnungen, Quittungen, etc., werden digitalisiert und in der Cloud archiviert. Expensya bietet eine gesetzeskonforme, beweiskräftige Archivierung, die GoBD-konform ist. Damit hat das Zettelchaos ein Ende und Sie können jederzeit, mobil und von unterwegs auf all Ihre Daten zugreifen. 

Der Validierungsworkflow
Die Vorgesetzten werden automatisch benachrichtigt, wenn ihnen eine Ausgabe zur Validierung und Freigabe vorliegt. Alles was sie jetzt noch tun müssen, ist diese mit wenigen Klicks entweder zu bestätigen oder abzulehnen:
  • Die Ausgaben werden 100% digital und papierlos erfasst, 
  • Beträge werden einmal eingegeben und Excellisten mit monatlichen Ausgabenübersicht haben ausgedient,
  • Berechnungen sowie Abrechnungen finden komplett automatisiert statt.
Wenn Sie eine Ausgabe erfassen, werden die Buchungseinträge direkt miterstellt:
  • Wenn Sie sich für eine Integration in Ihr Buchhaltungssystem entscheiden, werden diese Einträge auch direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware gespeichert,
  • Oder können ganz einfach in einem Format Ihrer Wahl exportiert werden.
So sparen Sie Zeit bei der Bearbeitung von Abrechnungen jeglicher Art. Die intelligenten Dashboards und Statistiken geben Ihnen eine verbesserte Übersicht über die Ausgaben Ihres Teams. Sie können die Unternehmensausgaben analysieren und überprüfen die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien des Unternehmens.

Berechnen von Reisekosten, Verpflegungs- und Kilometerpauschale
Expensya ist eine Komplettlösung die Ihnen dabei hilft, die Spesen, Fahrt- und Reisekosten Ihrer Mitarbeitenden unkompliziert zu verwalten und abzurechnen. Zum Beispiel:
  • In Expensya können Sie diverse Ausgaben vordefinieren z.B. Musterausgaben erstellen, Ausgabenrichtlinien und Höchstwerte festlegen.
  • Für eine bessere Übersichtlichkeit und Komfort kategorisieren Sie Ihre Ausgaben. 
  • Sobald Sie geschäftlich im Ausland unterwegs sind, wendet die Software automatisch die geltende Währungsumrechnung an.
Expensya integriert stets die aktuell gültigen Pauschalbeträge zur Kilometerpauschale, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten. So entspricht Ihre Geschäftsausgabenverwaltung immer den aktuellen gesetzlichen Standards und Sie können ihre Abrechnungen sicher und ohne Kopfzerbrechen erstellen.

Gesteigerte Flexibilität und Autonomie dank 100% digitalen Abrechnung
Mit einem Paketpreis, der sich nach den aktiven Nutzern richtet, bietet Expensya eine kostengünstige Komplettlösung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens weiterwachsen kann. 

Der Softwareanbieter bietet maßgeschneiderte Angebote für die besonderen Bedarfe seiner Kunden und begleitet diese auch nach der Projektimplementierung bei der Optimierung ihres Geschäftsausgabenmanagements. 

Die Daten werden in abgesicherten Rechenzentren in Europa gespeichert. Mit Expensya können Sie sich getrost zurücklehnen und lassen Sie das Wunder der automatisierten Ausgabenverwaltung wirken.
Funktionen

DMS

check_boxArchivierung
check_boxKlassifizierung von Dokumenten
check_boxBearbeitung von Dokumenten
check_boxDokumentenerfassung (Scanning)
check_boxBerechtigungsverwaltung
check_boxWorkflowmanagement
check_boxVorlagenverwaltung
check_boxDokumentengenehmigung

FiBu

check_boxKostenrechnung
check_boxFiBu-Export
check_boxSonstige

BI

check_boxReporting
check_boxAnalyse
check_boxDatenspeicherung
check_boxAdministration

Reisemanagement

check_boxReisemanagement
check_boxReiseantrag
check_boxReiseberichte
check_boxFahrkostenabrechnung
check_boxReisekostenrückerstattung
check_boxReisekostenabrechnung
check_boxFahrtenbuch mit Fahrzeugverwaltung
check_boxTagespauschalen / Verpflegungsaufwand
check_boxBudget Management
check_boxBelegerfassung
check_boxBenutzer- und Rechteverwaltung
check_boxMobile Anbindung
check_boxAnalyse und Reporting
check_boxSonstiges

HRM

check_boxRechte- und Benutzerverwaltung
check_boxSonstige
Merkmale

Technologie

Cloud

Preismodell

Miete

Plattform

Linux
MacOS
Windows

Sprache

DE
EN
FR
ES

Unternehmensgröße

L
M
S
Anbieter

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